مراحل ثبت شرکت

با توجه به ایجاد سیستم جدید اینترنتی سامانه ی ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری ، از این پس متقاضیان می توانند جهت ثبت شرکت به جای مراجعه ی حضوری به اداره ی کل ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری از طریق سامانه ی اینترنتی http://sherkat.ssaa.ir اقدام نمایند.
در این راستا ، حتی ثبت صورتجلسه ی تغییرات شرکت ها نیز اینترنتی شده است و آخرین اطلاعات مربوط به چگونگی تنظیم درخواست ها وهمچنین آخرین وضعیت صورت جلسه ی ابرازی ، مدارک مورد لزوم بخشنامه ها و شیوه نامه ی اجرایی ثبت شرکت ها و اطلاع رسانی های آنی و پیگیری پاسخ درخواست ثبت شرکت ها از طریق سامانه ی فوق به راحتی قابل دسترس است.علاوه بر این ، موارد راهنمای انجام فرایند پذیرش درخواست های انواع ثبت تاسیس و تغییر و …شرکت ها و موسسات غیر تجاری نیز درهمین سامانه ی اینترنتی قابل دسترسی می باشد.
برای ثبت شرکت به صورت آنلاین پس از ورود به سامانه ی http://irsherkat.ssaa.ir به قسمت پذیرش درخواست ثبت شرکت مراجعه کنید.فرمی پیش روی شما ظاهر می شود که باید مرحله به مرحله آن را تکمیل نمایید.اطلاعات مربوط به متقاضی نخستین موضوعی است که در این فرم ها باید پر شود.در این قسمت نام شخصی که متقاضی تاسیس شرکت یا موسسه است وارد می شود.همچنین باید سمت متقاضی نظر به اینکه اصیل یا وکیل است تعیین شود.
گام بعدی مربوط به نام و اطلاعات شخص حقوقی است که در آن نام های درخواستی ثبت می شود.لذا ابتدا نوع شرکت را انتخاب نمایید.سپس به ترتیب ۵ اسم را پیشنهاد دهید.(اسامی پیشنهادی می بایست دارای ریشه ی فارسی باشد،لاتین نباشد ،با شئونات انقلاب اسلامی ایران منافات نداشته باشد ، دارای اسم خاص باشد ،تکراری نباشد-به سایت www.ilen.ir مراجعه و نام پیشنهادی را جستجو نمایید.)
در کادر مربوط به موضوع فعالیت نوع فعالیت و وضعیت مجوز و مدت فعالیت را براساس اینکه محدود یا نامحدود است انتخاب کنید.در شرح فعالیت نیز اگر در رابطه با موضوع فعالیت نیاز به توضیح باشد توضیحات لازم را وارد نمایید.سپس با کلیک بر روی گزینه ی گام بعدی وارد صفحه ی اطلاعات مرکز اصلی شوید.
در قسمت اطلاعات مرکز اصلی می بایست مشخصات مربوط به کد پستی و شماره ی تلفن و نشانی مرکز اصلی تکمیل گردد.شماره ی دورنگار و نشانی تارنما و پست الکترونیکی نیز در صورتی که وجود داشته باشد در همین صفحه وارد می گردد.
سپس وارد صفحه ی سرمایه ی شخص حقوقی می شوید. در این صفحه نوع سرمایه نظیر سرمایه ی نقدی یا غیر نقدی ،سهام با نام یا بی نام انتخاب می شود.ارزش ریالی هر سهم نیز باید تعیین گردد.
پس از تکمیل فرم مربوطه ،با کلیک بر روی گام بعدی صفحه ی مربوط به اشخاص گشوده می شود.منظور از اشخاص افرادی هستند که در شرکت یا موسسه دارای سمت می باشند که خود به دو نوع شخص حقیقی و حقوقی تقسیم می شود.در قسمت شخص حقیقی می بایست اطلاعات شخصی خواسته شده در کادر تکمیل گردد و اگر نوع شخص حقوقی هم باشد فیلدهایی نظیر فارسی ، تابعیت ، شناسه ی ملی و…فعال می شود که بایستی پر شود. سه کلمه ی ثبت اطلاعات ، حذف ، انصراف وجود دارد .ثبت اطلاعات برای ذخیره ی اطلاعات در این صفحه می باشد.حذف نیز اطلاعات وارد شده را حذف می کند.انصراف نیز به این معنی است که از تغییر اطلاعات منصرف شده اید.
پس از طی این مراحل، باید اطلاعات مربوط به سرمایه و سهام همان شخصی که در صفحه ی اشخاص وارد نمودید را در کادر مربوطه پر کنید.قسمت بعدی مربوط به سمت شخص در شرکت یا موسسه است.این سمت می تواند مدیر عامل یا رییس هییت مدیره و …باشد.سپس تاریخ سمت را معین کنید.تاریخ پایان اعتبار سمت با توجه به تاریخ شروع سمت مشخص می شود.وضعیت حق امضا نیز تعیین می کند که شخص جز افراد دارای حق امضا در شرکت است یا خیر.
در صفحه ی مربوط به شعب،در صورتی که شرکت یا موسسه نیاز به تاسیس شعبه داشته باشد اطلاعات آن را در این صفحه وارد نمایید و در قسمت مربوط به سمت ها در شعب سمت شخص و مدت تصدی را تعیین کنید. با ورود به صفحه ی روزنامه، «روز شروع سال مالی»و «ماه شروع سال مالی» را در کادر مربوطه پر کنید.همچنین در این صفحه اطلاعات روزنامه ی شرکت با انتخاب از فهرست روزنامه ی شرکت مشخص می گردد.سپس با کلیک بر روی گام بعدی وارد صفحه ی اظهارنامه می شوید.در این قسمت متن اظهارنامه را وارد کنید که می توان یا اطلاعات را تایپ کرد و یا از نمونه متن های موجود در سیستم استفاده نمود.پس از آن با کلیک بر روی گام بعدی وارد صفحه ی اساسنامه می شوید.در سایت، اساسنامه ی شرکت را نیز باید ارایه دهید .شرکت نامه ها و اساسنامه ها ،فرم های پیش فرضی دارند که فقط باید آنها را پر کنید و در نهایت اگر خواستید می توانید قوانین مخصوص شرکت خودتان را نیز به آن اضافه کنید.حالا باید تصویر برابر اصل شده از اساسنامه ی خود را در سایت اداره ی ثبت شرکت ها بار گذاری نمایید. .با ورود به صفحه مدارک با توجه به نوع شرکت ،مدارکی را که متقاضی باید ارایه نماید به صورت خودکار نشان داده می شود. قابل توجه است عدم تایپ کامل متن صورتجلسه در قسمت مشخص شده باعث رد پذیرش و عودت اصل صورتجلسه توسط پست می گردد.(متن تایپ شده با اصل صورتجلسه می بایست مطابقت کامل داشته باشد)
وقتی اطلاعات نهایی به طور کامل و با دقت توسط متقاضی وارد رایانه شد ،رایانه تایید پذیرش را به متقاضی نشان می دهد که متقاضی باید به دقت آن را مطالعه کند.از این جا به بعد شما همواره می توانید با ورود اطلاعات در سامانه ی اینترنتی و دریافت کد رهگیری از طریق همین سامانه تصمیمات اخذ شده را دنبال نموده و از محتوای آن مطلع شوید. .لذا ،از قابلیت های سودمندی که با ثبت نام کردن اینترنتی به دست می آید استفاده از همین فهرست پیگیری است که می توان به راحتی بدون مراجعه ی حضوری پیگیر پاسخ درخواست خود شد.
بعد از تکمیل اطلاعات و پذیرش اینترنتی از طریق سامانه و اخذ تاًییدیه ی پذیرش ، باید نسخ اصلی صورت جلسات تنظیمی و ضمائم آن ها را از طریق باجه های پست به صورت سفارشی به آدرس ذکر شده در تاًییدیه ی پذیرش ارسال نمایید و از مراجعه ی حضوری به منظور تحویل مدارک خودداری کنید.
لذا ، با تکمیل فرم ها و ارسال آن به اداره ی ثبت شرکت ها اگر صورتجلسه ی شما دارای نقص باشد، برای شما ابلاغ رفع نقص ارسال می شود و باید رفع نقص نمایید و اگر صورتجلسه ی شما تایید شود در نهایت جهت صدور آگهی به روزنامه ارسال می گردد و در حالتی دیگر حتی ممکن است صورتجلسه ی شما رد شود که در این حالت دلایل رد صورتجلسه طی ابلاغیه ای به شما اعلام می گردد تا نسبت به صدور صورتجلسه ی جدید اقدام نمایید.
بنابراین در صورت پذیرش ،مسئول اداره ،دستور ثبت در دفتر ثبت شرکت ها را صادر می نماید .بدین ترتیب اقدام بعدی ثبت شرکتنامه در دفتر ثبت شرکت ها می باشد. ثبت شرکت غیر از ثبت شرکتنامه است،عمل و دفاتر آن نیز جدااست.متصدی مربوطه پس از ثبت شدن شرکتنامه و رسیدگی به مدارک و سوابقی که از طرف مدیر شرکت ضمن تقاضانامه به عمل می آید،در دفتری که به این موضوع تخصیص داده شده ذیل شماره ردیفی که برای شرکت ها معین می شود خلاصه مفاد شرکتنامه و اساسنامه را در ستون های آن ثبت و برای هر شرکت یک صفحه مترادف تخصیص می دهد.
به موجب ماده ی ۴۷ قانون ثبت اسناد و املاک، شرکت نامه باید در دفتر اسناد رسمی به ثبت برسد و الا طبق دستور ماده ی ۴۸ همان قانون در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.چون ثبت شرکتنامه در دفاتر اسناد رسمی با وجود ثبت خود شرکت در اداره ی ثبت ، موجب پیچیدگی کار می شود ، از این جهت به موجب مقررات مورخه ۱۰ اسفند ۱۳۲۷ وزارت دادگستری به دوائر ثبت شرکت ها در مرکز و شهرستانها اجازه ی ثبت شرکتنامه داده شده و در حقیقت دفتر ثبت شرکتنامه در این مورد به منزله ی دفتر اسناد رسمی می باشد.پس ثبت شرکتنامه…رسمیت یافتن آن بین شرکا است که در دفتر جداگانه به عمل می آید و شرکا تماماَ ذیل ثبت را امضا و مطابقت ثبت را با اصل شرکتنامه تصدیق خواهند نمود.شایان ذکراست دفتر مذکور قانونی است و به امضای نماینده ی دادستان محل رسیده است . لذا متقاضی پیش نویس را نزد مسئول دفتر برده و مسئول دفتر شروع به ثبت شرکتنامه و پیش نویس آگهی تاسیس شرکت در دفتر ثبت شرکت ها می نماید . کارت شناسایی متقاضیا ن را اخذ می کند وآن را با مشخصات مندرج در شرکتنامه تطبیق می دهد.از سایر اقدامات مسئول دفتر ، احراز هویت متقاضیان ،اخذ امضا از متقاضیان در ذیل ثبت در دفتر ، تصدیق متقاضیان تحت عنوان ثبت با سند برابر است ، تعیین شماره ی ثبت شرکت ، نوشتن شماره ی ثبت در اظهارنامه و شرکتنامه ی شرکت و اسناد مالکیت اموال متعلق به شرکت می باشد که اسناد مالکیت به امضای رئیس اداره ثبت می رسد . مسئول ثبت دفتر، تشکیل پرونده داده و در روی آن از لحاظ تکمیل امضاگواهی می نماید.یک نسخه اساسنامه و شرکتنامه و اظهارنامه، تحویل موسسین می گردد.در صورتی که سند مالکیت هم وجود داشته باشد، به مدیران تحویل می گردد و نسخه ی دیگر اظهارنامه و اساسنامه و شرکتنامه و پیش نویس آگهی را که تشکیل پرونده گردیده، جهت تحریر به اتاق تایپ ارسال می دارد.اقدام نهایی، تحریر و صدور آگهی تاسیس شرکت می باشد که آخرین گام جهت ثبت یک شرکت تلقی می شود.
قابل ذکر است ، علاوه بر ثبت شرکت،خلاصه شرکتنامه و منضمات آن نیز باید انتشار پیدا کند(ماده ی ۱۹۷ ق.ت)این امر باید در ظرف ماه اول ثبت هر شرکت و توسط اداره ی ثبت محل یا جانشین آن،بسته به مورد،در مجله ی رسمی دادگستری و یکی از جراید کثیرالانتشار مرکز اصلی شرکت،به خرج خود شرکت انجام گیرد(ماده ی ۶ نظامنامه ی قانون تجارت وزارت عدلیه و تبصره ی آن)
انتشار خلاصه ی شرکتنامه
اداره یا دایره ای که به ثبت شرکت مبادرت نموده باید خلاصه ای از شرکتنامه و منضمات آن را در ظرف ماه اول تشکیل شرکت در روزنامه ی رسمی وزارت دادگستری و یکی از جراید کثیرالانتشار به خرج شرکت به طریق اعلان انتشار دهد . خلاصه ی مزبور متضمن نکات ذیل است:
۱-شماره ای که جهت ثبت شرکت در نظر گرفته شده و تاریخ ثبت آن و محل و اقامتگاه شرکت،با تعیین نام و نوع آن و موضوع شرکت
۲-مقدار سرمایه(با تشخیص این که چه مقدار پرداخت و چقدر تعهد شده )
۳-اسامی مدیر یا مدیران
۴-تاریخ آغاز و ختم شرکت در صورتی که برای مدت محدود تشکیل شده باشد
۵-در شرکت های تضامنی و شرکت مختلط علاوه بر نکات فوق باید اسم تمام شرکا ی ضامن نیز منتشر شود
در شرکت های سهامی موارد دیگری که قبلاَ تذکر داده شده در آگهی قید می شود
هر گاه شرکت در چندین حوزه ی ثبتی شعبه داشته باشد انتشار خلاصه ی شرکت به نحوی که برای خود شرکت مقرر است در محل شعبه نیز باید به عمل آید و برای انجام این مقصود مقامی که خود شرکت در آن جا به ثبت رسیده است باید سواد مصدق از تقاضا نامه و منضمات آن را به ثبت اسناد محل وقوع شعبه ارسال دارد تا اقدام به انتشار نماید.(ماده ی ۸ آئین نامه)
ثبت شعبه ی شرکت در دو حال است:نخست این که در موقع ثبت خود شرکت است در این صورت ضمن انتشار خلاصه شرکت نامه،محل شعب شرکت در آگهی باید ذکر و آگهی مزبور برای انتشار در جراید محلی ضمن رونویس تقاضا نامه و منضمات آن به اداره ی ثبتی که شعبه ی شرکت در آن جا واقع است فرستاده شود.دیگر این که پس از ثبت شرکت مبادرت به افتتاح شرکت می شود.در این حال شعبه ی شرکت مانند تغییراتی که بعداَ در شرکت واقع گردد ذیل ثبت شرکت به ثبت رسیده و آگهی می شود .سپس آگهی مزبور و رونویس تقاضا نامه و منضمات به ثبت محل فرستاده می شود.در هر حال مدیر شعبه و یا کسی که از طرف شرکت در شعبه ی مزبور حق امضا دارد یعنی امضای او برای شرکت الزام آور است باید معرفی و آگهی شود.
سرانجام ،همان طور که گفتیم ،ماده ی ۹ نظامنامه ی قانون تجارت،انتشار تغییراتی را که در وضعیت شرکت ثبت شده ایجاد می شود،ضروری دانسته است.نتیجه ی عدم انتشار مواردی که نظامنامه به عهده ی مدیران گذاشته این است که اولاَ مدیران ممکن است مطابق قواعد عام،به سبب خطای خود،محکوم به جبران خسارت اشخاص ثالث شوند و ثانیاَ اشخاص ثالث می توانند تاثیر این تغییرات را نادیده بگیرند،چه تغییراتی که به نظر آن ها نرسیده ،در مقابل آن ها قابل استناد نیست.
در انتها لازم به ذکر است ، نظر به بخشنامه ی شماره ی۱۳۳۶۸۰ /۹۳ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مورخ۲۴/ ۸ / ۱۳۹۳و سایر مستندات مندرج در متن برای فعالیت در موضوعات ذیل نیاز به اخذ مجوز از مراجع مربوطه است :
(موضوعات فعالیت مربوط به امور پولی و بانکی) ، (موضوع فعالیت مربوط به امور بیمه ای) ، (موضوع فعالیت بورسی و نهادهای مالی جدید) ، (موضوع فعالیت زیر مجموعه ی خصوصی سازی) ، (موضوعات مرتبط با شرکت های تعاونی) ،(موضوعات فعالیت مربوط به امور فرهنگی و هنری و خبری و تبلیغاتی) ، (موضوع فعالیت مربوط به امور قرآنی و مذهبی و حج و زیارت) ، (موضوعات فعالیت مربوط به سازمان میراث فرهنگی و گردشگری) ، (موضوعات فعالیت مربوط به حمل و نقل کالا و مسافر) ،(موضوعات فعالیت علمی،آموزشی وپژوهشی) ، (موضوعات فعالیت مربوط به سازمان بهزیستی) ، (موضوعات فعالیت مرتبط با وزارت کشور و نیروی انتظامی و شورای شهر) ، (موضوعات فعالیت مرتبط با جامعه ی حسابداران رسمی) ، (موضوعات فعالیت نظامی و نیروهای مسلح) ، (موضوع فعالیت مربوط به فعالیت ترجمه ی رسمی) ، (موضوع فعالیت مربوط به حوزه ی نفت و گاز) ، (موضوع فعالیت مرتبط با اتاق بازرگانی)