برنامه عملیاتی در بیزینس پلن

در مرحله بعد شما وارد مبحث برنامه اجرایی و عملیاتی می‌شوید که شامل زمان‌بندی اجرای کار و چگونگی به اجرا گذاشتن بیزینس پلن است.
1_ در برنامه عملیاتی تعریف کنید که بیزینس خود را در چه اندازه‌ای و طی چه بازه زمانی شروع کنید. مثلاً برای راه‌اندازی اولیه بیزینس ، شش ماه زمان در نظر گرفته‌اید. برای بخش ورود به بازار، شش ماه دیگر زمان تعیین کرده‌اید.
2_ بررسی کنید که آیا تقویم سال مالی‌تان با تقویم رایج در کشوتان هماهنگ است یا به هر دلیلی می‌خواهید سال مالی‌تان متفاوت باشد. گاهی اوقات، بیزینس پلن برای یک دوره سه‌ساله و گاهی برای یک دوره پنج‌ساله تنظیم می‌شود و برنامه مالی هم در همان دوره‌های سه‌ساله و پنج‌ساله تعریف می‌شود. گاهی هم برنامه عملیاتی در دوره‌های کوتاه‌مدت یک‌ساله در نظر گرفته می‌شود.(برنامه عملیاتی در بیزینس پلن)
3_ روش تولید محصولات و خدمات خود را تعیین کنید.
محصولی را که می‌خواهید عرضه کنید، چگونه تهیه می‌کنید؟
تأمین‌کنندگانتان چه کسانی هستند؟
مواد اولیه را خودتان تأمین می‌کنید یا تأمین‌کننده‌ها؟
امور پشتیبانی را چگونه هماهنگ می‌کنید؟
وظایف تک‌تک کارمندان چیست؟
به چه دستگاه‌هایی نیاز دارید؟
آن‌ها را از کجا و چگونه تهیه می‌کنید؟
چه زمانی قرار است دستگاه‌ها نصب شوند؟
کنترل کیفیت به چه شکل است؟
چطور می‌توانید رضایت مشتریان را به دست بیاورید و چطور می‌توانید از میزان رضایت آن‌ها مطلع شوید؟
پاسخ همه این موارد، بخشی از برنامه اجرایی شمارا تشکیل می‌دهد.
4_ به کسانی که در روند تولید و عرضه محصول، از تأمین مواد اولیه تا رسیدن به دست مشتری نقش دارند، نقش‌های کلیدی گفته می‌شود. نقش‌های کلیدی را تعریف کنید و خصوصیات هر کدام را در برنامه عملیاتی مشخص کنید.برای خود، فهرستی از صلاحیت‌های موردنیاز از تأمین‌کنندگان موردنیاز خود تعریف کنید. سپس، تحقیق کنید و تأمین‌کنندگان مناسب را بر اساس آنچه تعریف کرده‌اید، بیابید و درنهایت،مشخص کنید که موارد موردنیاز خود را از کدام تأمین‌کنندگان، قرار است تهیه کنید. مثلاً تعیین می‌کنید که گوشت رستوران شما قرار است از کجا تأمین شود. دقیقاً می‌نویسید که می‌خواهید از چه کسانی مواد اولیه تأمین کنید و چه کسانی به شما خدمات ارائه دهند. مفهوم برنامه عملیاتی همین است.(برنامه عملیاتی در بیزینس پلن)

5_ یک برنامه زمانی تعیین کنید و زمان دقیق تمام‌کارهای ذکرشده در برنامه عملیاتی را بنویسید. برخی کارها مربوط به جریان راه‌اندازی بیزینس است و برخی دیگر، پس‌ازآن انجام می‌شود. زمان‌بندی دقیق و نحوه اجرای تمام موارد را مشخص کنید؛ مثلاً دستگاه‌های آشپزخانه را از فلان شرکت خریداری می‌کنید و هفته آینده تحویل می‌دهند و در آشپزخانه نصب می‌کنند. بعد شرکت “الف”، هودهای آشپزخانه را نصب می‌کند.
شرکت دیگر یخچال‌ها را در روز مشخص نصب می‌کند. روز افتتاحیه را مشخص می‌کنید. مثلاً تا دو روز قبل از روز افتتاحیه باید گوشت‌ها رسیده باشند. شرکت “ب” باید این گوشت‌ها را تحویل دهد. برای اینکه مطمئن شوید گوشت‌ها در تاریخ مشخصی می‌رسند، باید با آقای “ت” تماس بگیرید و به همین ترتیب، همه موارد را با رعایت زمان‌بندی، مشخص می‌کنید.
برنامه عملیاتی را انعطاف‌پذیر تعریف کنید مثلاً اگر در برنامه عملیاتی مشخص کرده‌اید که دو روز مانده به مراسم افتتاحیه، گوشت‌ها باید ساعت 10 صبح برسند، از قبل خودتان را برای اینکه گوشت‌ها سر ساعت نرسند، آماده کنید. انعطاف‌پذیر باشید و بدانید از کجا باید کار را دنبال کنید تا متوجه شوید کجای کار مشکل دارد. باید بدانید چطور می‌خواهید آن مشکل را حل کنید و برایش برنامه پشتیبان داشته باشید.
مثلاً ممکن است از شش ماه قبل، برنامه‌ریزی‌هایتان را انجام داده باشید؛ اما دو هفته مانده به تحویل کالا، شرکت یخچال سازی ورشکست شد ه و از این بیزینس خارج شود. اگر از قبل خودتان را برای این ماجرا آماده کرده باشید و برنامه پشتیبان داشته باشید، هر اتفاقی بیفتد از
پس آن برمی‌آیید.
به یک تأمین‌کننده وابسته نباشید و تأمین‌کننده‌های متعددی برای خودتان در نظر بگیرید.

برنامه عملیاتی چیست؟

برنامه عملیاتی در اصل یک سند یا چک‌لیست است که مراحل یا وظایفی را که باید برای دستیابی به اهداف خود انجام دهید، بیان می‌کند. برنامه عملیاتی بخشی از برنامه‌ریزی استراتژیک بوده و نقش مهمی در مدیریت پروژه ایفا می‌کند زیرابه تیم‌ها کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر باهم ارتباط برقرار کنند و یک پروژه را از ابتدا تا انتها انجام دهند.
جدا از دنیای کسب‌وکار، برنامه عملیاتی برای افرادی که به دنبال دستیابی به اهداف شخصی هستند نیز به همان اندازه مفید است. یک برنامه عملیاتی عالی، تمام مراحل موردنیاز برای دستیابی به هدف را مشخص می‌کند و به شما کمک می‌کند تا در یک بازه زمانی مؤثر به آن برسید. بسته به نیاز خود، می‌توانید برای یک یا چند هدف برنامه عملیاتی ایجاد کنید.(برنامه عملیاتی در بیزینس پلن)
برخی از عناصر اصلی برنامه عملیاتی شامل این موارد است:
خلاصه‌ای فشرده از هدفی که باید حاصل شود
مراحل یا کارهایی که برای رسیدن به هدف باید انجام شود
تعیین مسئولیت برای هر یک از اعضای تیم
منابع (نیروی انسانی، زمان، پول) موردنیاز برای انجام وظایف در یک بازه زمانی
KPI ها (شاخص‌های کلیدی عملکرد) یا معیارهایی برای ارزیابی موفقیت
یک برنامه عملیاتی تضمین می‌کند که هر آنچه برای رسیدن به هدف نیاز دارید در جای خود نوشته‌شده و پیگیری پیشرفت و تفویض مسئولیت را آسان‌تر می‌کند. این برنامه همچنین می‌تواند انعطاف‌پذیر باشد، به این معنی که شما و تیم شما همیشه می‌توانید برگردید و در صورت بروز برخی اطلاعات جدید، آن را اصلاح کنید.

چرا به یک برنامه عملیاتی نیاز دارید؟

بر اساس تحقیقات انجام‌شده، ۷۰٪ از سازمان‌ها حداقل در ۱۲ ماه گذشته دچار شکست پروژه شده‌اند. اگرچه دلایل زیادی برای شکست پروژه وجود دارد، اما یکی از رایج‌ترین آن‌ها عدم برنامه‌ریزی مناسب است. با عدم برنامه‌ریزی، خود را در برابر اشتباهات پرهزینه قرار می‌دهید. برنامه‌ریزی از قبل، وضوح موردنیاز در مسیر، فناوری‌های استقرار، مسئولیت‌های تعیین‌شده و مقابله با موانع را به شما می‌دهد.
یک برنامه عملیاتی کارآمد می‌تواند بهره‌وری شمارا چند برابر کند و شما و تیمتان را متمرکز نگه دارد. در اینجا مزایای اصلی یک برنامه عملیاتی مؤثر آورده شده است:
１-ارتباط مؤثر
２- به‌عنوان راهنما عمل می‌کند

چگونه می‌توان یک برنامه عملیاتی نوشت؟

در نگاه اول، نوشتن یک برنامه عملیاتی به‌طور تقریبی آسان به نظر می‌رسد؛ اما چندین مرحله مهم وجود دارد که برای رسیدن به بهترین نتیجه ممکن باید بااحتیاط آن‌ها را دنبال کنید. در ادامه ۷ مرحله ساده را برای آگاهی از نحوه نوشتن برنامه عملیاتی توضیح می‌دهیم.

مرحله اول: هدف نهایی خود را تعریف کنید

مرحله اول تعیین برنامه عملیاتی تعریف هدف نهایی است. اگر کارهایی که می‌خواهید انجام دهید یا چیزی که می‌خواهید به دست آورید را به‌طور دقیق مشخص نکرده‌اید، خود را برای شکست آماده می‌کنید! آیا در حال برنامه‌ریزی برای توسعه چیزی نوآورانه هستید؟ این کار را با تعریف جایگاهی که در حال حاضر دارید و جایی که قصد رسیدن به آن رادارید، شروع کنید.
آیا می‌خواهید مشکلی را حل کنید؟ قبل از اولویت‌بندی راه‌حل‌ها، شرایط را تجزیه‌وتحلیل کنید و راه‌حل‌های مناسب را کشف کنید؛ سپس هدفتان را بنویسید و قبل از اینکه به مرحله بعدی بروید، آن را از طریق معیارهای SMART ارزیابی کنید؛ به عبارت بهتر، میزان تطابق هدفتان را با هریک از اصول این معیار بسنجید؛ معیار SMART به حروف اول کلمات Relevant،Attainable،Measurable،Specific و Timely اشاره دارد.
Specific : خاص؛ هدف کاملاً مشخص و واضح باشد؛
Measurable : قابل‌اندازه‌گیری؛ هدف موردنظر باید شاخص‌های سنجش پذیری را برای پیگیری میزان پیشرفت داشته باشد؛
Attainable : دست‌یافتنی؛ هدف باید واقع‌بینانه و ازنظر منابعی مانند زمان، پول، تجربه و غیره، دست‌یافتنی باشد؛
Realistic : واقع‌گرایانه؛ و با اهداف دیگر فرد یا کسب‌وکار هم‌سو باشد؛
Timely : به‌موقع؛ تاریخ اتمام داشته باشد.

مرحله دوم: تهیه لیستی از کارهای لازم برای انجام دادن

در مرحله دوم اکشن پلن پس از مشخص شدن هدف باید کارهای موردنیاز را برای تحقق آن تعیین کنید. برای این منظور نیز الگوی دقیقی تهیه کنید و در آن تمام‌کارهایی که باید انجام دهید، تاریخ انجام و افراد مسئول در روند انجام هریک از آن‌ها را مشخص کنید.در رابطه با اهداف کسب‌وکار نیز باید مطمئن شوید که تمام اعضای تیم در انجام این مرحله دخیل هستند و به اسناد تنظیم‌شده دسترسی دارند؛ به‌این‌ترتیب، همه اعضای تیم از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود در پروژه موردنظر آگاه خواهند شد.
علاوه بر این، باید مطمئن شوید که هریک از این کارها به‌وضوح مشخص‌شده‌اند و دست‌یافتنی هستند؛ همچنین اگر به کارهای بزرگ‌تر و پیچیده‌تری برخورد کردید، آن‌ها را به کارهای کوچک‌تری تقسیم کنید که اجرا و مدیریتشان آسان‌تر است.

مرحله سوم: اولویت‌بندی کارها و اضافه کردن ضرب‌الاجل

در این مرحله نیاز است که دوباره لیست کارهایتان را با اولویت‌بندی آن‌ها سازمان‌دهی کنید. درواقع، برخی از مراحل به اولویت‌بندی نیاز دارند؛ چراکه بدون توجه به اولویت هریک از کارها، ممکن به برخی از فعالیت‌های فرعی اهمیت بدهید که موجب نادیده گرفتن سایر گام‌های فرعی و درعین‌حال مهم‌تر شوند؛همچنین در مرحله سوم باید ضرب‌الاجلی برای هریک از کارهایتان تعیین کنید و از واقع‌بینانه بودن آن‌ها نیز مطمئن شوید. به یاد داشته باشید که پیش از تصمیم‌گیری در مورد مهلت انجام کارها، با شخص مسئول انجام هر کار نیز مشورت کنید تا به‌اندازه کافی از ظرفیت او آگاهی کسب کنید.(برنامه عملیاتی در بیزینس پلن)

مرحله چهارم: تنظیم کردن نقاط عطف

نقاط عطف را می‌توان اهداف کوچکی دانست که در پایان به هدف اصلی منتهی می‌شوند. مزیت اضافه کردن نقاط عطف این است که افراد تیم را برای رسیدن به چیزی مجاب می‌کنند و به آن‌ها کمک می‌کنند تا انگیزه خود را برای تحقق هدف نهایی حفظ کنند؛ حتی اگر زمان رسیدن به هدف نهایی خیلی دور باشد.
برای تنظیم کردن نقاط عطف، از هدف نهایی شروع کنید و همان‌طور که نقاط عطف موردنظرتان را تعریف می‌کنید، رو به عقب بازگردید. به یاد داشته باشید که بین نقاط عطفی که تعیین کرده‌اید، فاصله زمانی خیلی کم یا خیلی زیادی را در نظر نگیرید؛‌ بهترین زمان برای درنظرگرفتن بین ۲ نقطه عطف مختلف، فاصله‌ای دوهفته‌ای است.

مرحله پنجم: منابع موردنیاز را شناسایی کنید

قبل از شروع پروژه، بسیار مهم است که از وجود تمام منابع لازم برای انجام کارهایتان مطمئن شوید؛ همچنین اگر فکر می‌کنید که در حال حاضر به‌اندازه کافی منابع در دسترستان نیست، ابتدا باید برای فراهم کردن آن‌ها برنامه‌ریزی کنید؛ منابع موردنیاز برای انجام کارها می‌توانند بودجه فرد را نیز شامل شوند. شما نیز می‌توانید ستون دیگری را به الگوی کارهای موردنظر برای تحقق اهدافتان اضافه کنید و در آن‌ها هزینه لازم برای انجام هریک از کارها را یادداشت کنید.(برنامه عملیاتی در بیزینس پلن)

مرحله ششم: برنامه عملیاتی خود را بصری سازی کنید

هدف این مرحله ایجاد چیزی است که همه در یک نگاه بتوانند آن را درک کنند و همچنین بتوان آن را با همه اعضای تیم به اشتراک گذاشت؛ خواه این اکشن پلن به شکل فلوچارت (flowchart) باشد و خواه به‌صورت نمودار گانت (Gantt) یا جدول، باید مطمئن شوید که تمام اجزائی که تاکنون مشخص کرده‌اید، ازجمله کارهای ضروری، مسئول انجام هر کار، ضرب‌الاجل‌ها، منابع و غیره، را به‌وضوح نشان می‌دهد؛ همچنین این فایل باید به‌راحتی در دسترس همه باشد و امکان ویرایش داشته باشد.

مرحله هفتم: نظارت، ارزیابی و به‌روزرسانی

در مرحله آخر زمانی را به ارزیابی میزان پیشرفت خود و تیمتان در روند رسیدن به هدف موردنظرتان اختصاص دهید؛ علاوه بر این، می‌توانید در این مرحله تمام‌کارهایی را که به پایان رسانده‌اید، در برنامه عملیاتی نهایی علامت‌گذاری کنید و به نحوه پیشرفتتان در مسیر رسیدن به هدف توجه کنید. با انجام این کار می‌توانید کارهای نیمه‌تمام یا موارد به‌تأخیرافتاده را تعیین کنید؛ سپس دلیل هریک از آن‌ها را مشخص کنید و برای رفع آن‌ها راه‌حل‌های مناسبی را پیدا کنید؛ سپس متناسب با راه‌حل‌های موردنظر، برنامه عملیاتی خود را به‌روز کنید.

درصورت تمايل به اين مطلب امتياز دهيد: