انواع طرح توجیهی

طرح های توجیهی به دو نوع توسعه ای و ایجادی تقسیم می شوند. در این نوشتار سعی داریم تا به طور گسترده به هر یک از این دو طرح بپردازیم.

طرح توجیهی توسعه ای

طرح توجیهی توسعه ای، با هدف کشف نقاط قوت و ضعف یک کسب و کار موجود و یا سرمایه گذاری شده، صورت می گیرد. در این نوع طرح، فرصت ها و تهدیدهای موجود در محیط، منابع مورد نیاز برای افزایش خطوط تولید و گسترش میزان تولید محصولات و فرآورده ها بررسی و در نهایت چشم اندازی از موفقیت در حال حاضر و آنچه در آینده باید رخ دهد، ارائه می شود.

• فاکتورهای مهم در طرح توجیهی توسعه ای
برای طرح توجیهی توسعه ای داشتن یک تاریخچه از کسب و کار و فعالیت هایی که برای پروژه صورت گرفته، شرح محصولات و خدمات، داشتن محاسباتی که در حسابداری در طی یک دوره زمانی مشخص، اطلاعات مربوط به عملیات و مدیریت، تحقیقاتی در رابطه با بازار مصرف، واکنش و فیدبک مشتریان نسبت به محصولات و خدمات، داشتن اطلاعات مالی و الزامات قانونی از مواردی است که وجود آنها برای بررسی و آنالیز آنچه در محیط پروژه انجام می شود، ضرورت دارد. استفاده از مقایسه دوره ای برای طرح توجیحی توسعه ای، می تواند یک روش مناسب جهت نشان دادن پیشرفت ها و پسرفت های پروژه در زمانهای مختلف باشد.

در کنار این پارامتر، می توان از مدل مدیریت استراتژیک (SWOT) استفاده کرد. در این مدل نقاط ضعف و قوت بطور مجزا در یک نمودار مشخص می شوند که در آن تمامی محدودیت‎ها‎ و امتیازات پروژه ثبت و سپس برای توسعه فعالیت سازمان در آینده، تصمیم گیری می‎شود.
براساس مدل مدیریت استراتژیک در تهیه طرح توجیهی توسعه، باید به تمام محدودیت‎ها‎ و امکانات در دسترس توجه کرد. بدون در نظر گرفتن مشکلات احتمالی و ناتوانی در پیش بینی معضلاتی که در آینده رخ می‎دهد، نمی‎توان برای توسعه پروژه گام برداشت و ممکن است پروژه در میانه راه با شکست مواجه شود. در مدل مدیریت استراتژیک، فرصتها و عوامل همواره کننده توسعه و گسترش فعالیت های سازمان، به تفکیک مشخص می شوند که با مقایسه میان این دو، می‎توان به یک بررسی و پیش بینی دقیق از توسعه دست پیدا نمود.

• نحوه تهیه طرح توجیهی توسعه ای
برای تهیه انواع طرح توجیهی عواملی همچون موضوعات فنی، مالی، حقوقی، عملیاتی و مدیریت اهمیت پیدا می کند. اما آنچه موجب تفاوت میان انواع طرح توجیهی می شود، نوع بهره برداری از این پارامترها است. در طرح های توجیهی توسعه ای، دو فاکتور مالی و فنی از اهمیت ویژه ای برخوردارند که در زیر به آنها می پردازیم:

فاکتور فنی در طرح توجیهی توسعه ای

زمانی که پروژه احداث شده و در حال فعالیت است، در ارزیابی باید به بررسی تمامی اطلاعات فنی مربوط به هزینه های سرمایه گذاری که شامل هزینه های ثابت سرمایه گذاری، هزینه های قبل از بهره برداری و سرمایه در گردش است، پرداخته شود. این اطلاعات و داده ها باید با مستندات و مدارک بانکی همراه باشند تا بتوان یک بررسی دقیق و تحلیل جامعی را انجام داد. از سوی دیگر برای طرح توجیهی توسعه ای، هزینه های سالیانه تولید که در برگیرنده هزینه هایی از قبیل استهلاک، هزینه های تامین مالی، هزینه های خدماتی، سوخت و اداری هستند، باید بررسی شوند.. بدین منظور باید هزینه های مذبور را در طی یک دوره مشخص دسته بندی و با یکدیگر مقایسه کرد.

فاکتور مالی در طرح توجیهی توسعه ای

تجزیه و تحلیل مالی برای تهیه طرح توجیهی توسعه ای، پس از دریافت اطلاعات فنی انجام می شود. چرا که باید مشخص شود چه بخش هایی در پروژه مشغول فعالیت هستند که موجب صرف هزینه های مالی می شوند. در این صورت باید اطلاعات جامعی در رابطه با هزینه هایی که در حال حاضر در قسمت های مختلف صرف می شود، کسب کرد. همچنین می توان هزینه ها را از میزان درآمد کسب شده در یک دوره مشخص، کم کرد و سپس سود پروژه را محاسبه نمود. در واقع در این قسمت هدف اصلی، مشخص کردن میزان سودی می باشد که پروژه برای مدیران به همراه داشته است.

بررسی فاکتورهایی که عامل رشد درآمد سازمان بوده اند، در قسمت مالی طرح توجیهی توسعه ای می گنجد. این فاکتورها می توانند تقویت شوند و در آینده، در توسعه و افزایش درآمد و سود سازمان موثر واقع شوند. از سوی دیگر، اگر در نتیجه انجام طرح توجیهی توسعه ای، مشخص شود که سازمان با کاهش درآمد مواجه شده است، موارد و عواملی که موجب این روند منفی شده اند، شناسایی می شوند که می توان در آینده این عوامل را کنار و حذف کرد تا راه توسعه سازمان هموار شود.

طرح توجیهی ایجادی

تصور کنید گروه یا تیمی در حال راه اندازی یک پروژه هستند که در این صورت نیازمند اطلاعات دقیقی خواهند بود. در واقع در طرح توجیهی ایجادی، قبل از اجرای پروژه، به اطلاعات مهمی نیاز می باشد. چرا که هنوز پروژه مورد نظر راه اندازی نشده و مدیران با یک مدل تئوریکی روبرو هستند و تمامی اطلاعات آنها در رابطه با پروژه، خام است. در این صورت، توجه به مجموعه ای از داده ها اهمیت پیدا می کند.
در حالی که در طرح توجیهی توسعه ای، اطلاعات براساس آنچه اتفاق افتاده است، از درون سازمان کسب می شود؛ در طرح توجیهی ایجادی، مدیران پروژه ای ندارند که بخواهند اطلاعات لازم را از آن کسب کنند. بنابراین برای کسب اطلاعات، باید به پروژه های مشابه مراجعه کنند.

• مراحل تهیه طرح توجیهی ایجادی

مرحله اول: مشخص کردن هدف از راه اندازی پروژه اقتصادی
قبل از هر فعالیت تجار،ی ابتدا باید هدف از راه اندازی آن مشخص شود. پاسخ به چرایی راه اندازی پروژه، چشم انداز فعالیت را تعیین می کند. در این رابطه باید انگیزه های تیم مدیریت پروژه به طور دقیق بیان شود. همچین نحوه کسب مهارت و تجربه، میزان قابلیت ها و توانمندی های مدیریت و علت و چرایی انتخاب موضوع پروژه باید مورد بحث و بررسی قرار بگیرد.

مرحله دوم: ایجاد نقشه اصلی پروژه
برای هر فعالیت اقتصادی ابتدا باید یک چارچوب یا طرح کلی از آن داشت. در اصطلاح علمی به این طرح کلی Business Plan گفته می شود. به این صورت که کلیات و جزئیات فعالیت تجاری و اقتصادی در طرح بررسی می شود. وجود طرح کلی از اینرو اهمیت پیدا می کند که مدیران را قادر می سازد تا با تحلیل‌ها و چالش‌ها و منابعی که در اختیار دارند، فعالیت خود را آغاز کنند. همچنین به آنها کمک می کند تا برای پروژه خود، قبل، هنگام و پس از راه اندازی برنامه ریزی داشته باشند.

مرحله سوم: جمع آوری اطلاعات
کسب اطلاعات در رابطه با موضوع مورد نظر می تواند از پروژه های مرتبط و یا از کسانی که در این راه موفق عمل کرده اند و دارای تجربه و سابقه هستند، انجام شود. مدیرانی که در گذشته در زمینه پروژه مورد نظر فعالیت داشته و دچار شکست شده اند نیز، اطلاعات مفیدی برای طرح توجیهی ایجادی خواهند داشت. پس از کسب اطلاعات، باید آنها را دسته بندی و به ترتیب اولویت بندی کرد.

مرحله چهارم: تامین منابع مالی
با توجه به اینکه انجام فعالیت های تجاری بدون سرمایه مالی ممکن نیست، لذا در زمان تهیه طرح توجیهی ایجادی، باید منابع مالی مشخص شوند. این منابع می توانند در شکل موقت و ثابت دسته بندی گردند. به هر میزان که طرح توجیهی به سمت درآمدهای ثابت رفته و آنها را بررسی کند، سرمایه های لازم جهت راه اندازی پروژه، قابل اعتمادتر خواهند بود.